PLATEFORME DIGITALE HUCARE

Politique de protection des données à caractère personnel

La présente politique de protection des données à caractère personnel définit les pratiques de la société́ EMPREINTE HUMAINE en matière de protection des données à caractère personnel des bénéficiaires (ci-après « bénéficiaire ») de sa plateforme digitale (ci- après la « plateforme digitale ») et de son application mobile (ci-après l’« Application »), conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, au Décret n°2019-536 du 29 mai 2019 pris pour l’application de la Loi n°78-17 (ci-après dénommés ensemble « Loi Informatique et Libertés ») et au « RÈGLEMENT (UE) 2016/679 DU PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE » entré en application le 25 mai 2018 (ci-après dénommé́ le « RGPD »).

Information sur la plateforme digitale HuCare©

La plateforme digitale HuCare permet à ses bénéficiaires d’accéder aux services d’écoute et de soutien psychologique mis à leur disposition via le téléphone, le mail, le chat, la prise de rendez-vous avec un psychologue. Elle permet également l’accès à de l’information en santé psychologique destinée aux bénéficiaires.

Les bénéficiaires peuvent se connecter à la plateforme digitale grâce à la mise à disposition d’un identifiant et d’un mot de passe communs à tous les bénéficiaires de la société cliente. En se connectant à la plateforme, aucune donnée personnelle n’est collectée par la société EMPREINTE HUMAINE.

Traitement de données

Finalité

EMPREINTE HUMAINE peut être amené à traiter vos données dans le cadre du contrat de service passé avec votre employeur/assurance, qui demeure responsable de traitement. Le traitement de données concerné a pour finalité d’assurer un bon suivi psychologique des salariés du client. Ce traitement peut se fonder sur l’obligation légale au titre de l’article L4121-1 du Code du Travail portant obligation de l’employeur à prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs.

Données collectées

Au cours des entretiens avec les bénéficiaires, les psychologues recueillent des données personnelles transmises directement par les bénéficiaires et ayant à voir avec leurs problématiques professionnelles et/ou personnelles dans des Comptes-Rendus ne contenant aucune donnée identifiante. Seul un pseudonyme, le cas échéant fourni à votre initiative et dans le but de permettre un suivi dans la durée, peut permettre le cas échéant de retrouver un Compte-Rendu. Ce pseudonyme est choisi par vos soins, et n’est pas corrélable afin de vous retrouver.

Les données susceptibles d’être collectées par les psychologues au sein des Comptes-Rendus sont les suivantes : sexe, tranche d’âge, statut marital, statut professionnel, situation professionnelle, entité d’appartenance professionnelle. Ne sont collectées que les informations utiles à l’accompagnement psychologique proposé et permettant aux psychologues de guider les bénéficiaires vers des pistes de solution des difficultés qu’ils rencontrent. Au cours de la discussion, si des données sensibles sont mentionnées par la personne concernée, ces dernières ne font pas l’objet d’une structuration et d’un traitement.

Les données ainsi collectées sont conservées en toute confidentialité dans une application de Comptes-Rendus sécurisés (certifié HDS) uniquement accessibles par les psychologues. Ces données permettent d’assurer le suivi du dossier des bénéficiaires et le traitement efficace de leurs problématiques.

Un rapport est communiqué à votre employeur sur l’utilisation générale de HuCare. Ce rapport est réalisé à partir des statistiques agrégées des Comptes-Rendus sur les informations suivantes : nombre d'entretiens réalisés, répartition par type de facteurs de risques, méthode d'accompagnement utilisées.

Destinataires des données collectées par les psychologues

Les données collectées dans les Comptes-Rendus sont destinées aux psychologues de l’équipe HuCare. Les psychologues sont soumis au code de déontologie de leur professionnel et sont tenus à une obligation de confidentialité à l’égard des informations dont ils auraient eu connaissance dans le cadre de leur mission.

Votre employeur est destinataire du rapport statistique. Les données collectées sont uniquement communiquées aux personnes habilitées de l’entreprise cliente en respectant l’anonymat des bénéficiaires et après avoir été statistiquement traitées. Les informations individuelles des bénéficiaires n’apparaissent jamais dans les données restituées.

En aucun cas, les données recueillies au sein des Comptes-Rendus ne seront cédées à des tiers par EMPREINTE HUMAINE.

Délégué à la Protection des Données

EMPREINTE HUMAINE a désigné un Délégué à la Protection des Données au sein de la société EMPREINTE HUMAINE, joignable à l’adresse électronique suivante :

dpo@empreintehumaine.com

Les informations recueillies par la société EMPREINTE HUMAINE sont uniquement celles communiquées par les bénéficiaires au cours des entretiens avec nos psychologues. Vous pouvez choisir d’utiliser un pseudonyme dans le cadre des services d’écoute et de soutien psychologique proposés afin de permettre à nos psychologues de retrouver le compte-rendu de l’entretien et assurer une continuité de votre accompagnement sans obligation.

Durées de conservation

Les données des Comptes-Rendus sont conservées pour une période de 120 jours à compté de l’entretien, augmenté de 3 jours d’archivage afin d’assurer que le ticket n’est plus nécessaire. Au-delà, les données sont supprimées automatiquement.

Sécurité

Empreinte Humaine a mis en place l’ensemble des mesures organisationnelles et techniques nécessaires à la sécurité du système d’information.

L’ensemble du personnel veille à la sécurité de vos données et certains acteurs sont d’ailleurs spécialisés dans cette mission comme le DPO qui veille à la sécurité de vos données à caractère personnel en faisant respecter les règlementations en lien en prodiguant conseils et bonnes pratiques aux différents intervenants. Il accompagne la culture de la protection des données au sein d’EMPREINTE HUMAINE, en aidant l’établissement à mettre les mesures de sécurité adéquates par rapport au risque, notamment en l’aidant à la réalisation d’analyse d’impact relative à la vie privée (PIA).

Information sur l’onglet « calendrier »

Pour permettre à un bénéficiaire qui le souhaite de prendre rendez-vous avec un psychologue, la société EMPREINTE HUMAINE utilise l’application Calendly.

Un pseudonyme est nécessaire ainsi que l’adresse électronique personnelle du bénéficiaire. L’adresse électronique sert à envoyer une confirmation une fois le rendez-vous pris et éventuellement un lien à l’application de Visio conférence qu’EMPREINTE HUMAINE utilise pour proposer le soutien psychologique par Visio. Les psychologues n’ont pas accès à votre adresse. Elle ne peut être utilisée pour une finalité autre que le positionnement du rendez-vous.

Vos droits

Le règlement Européen sur la protection des données personnelles prévoit une série de droit auxquelles les bénéficiaires utilisant les services EMPREINTE HUMAINE peuvent prétendre. L’ensemble de ces droits sont listés ci-dessous :

  • Droit d’accès : La personne concernée a le droit d'obtenir du responsable du traitement la confirmation que des données à caractère personnel la concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, l'accès auxdites données à caractère personnel.
  • Droit de rectification : La personne concernée a le droit d'obtenir du responsable du traitement, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel la concernant qui sont inexactes. Compte tenu des finalités du traitement, la personne concernée a le droit d'obtenir que les données à caractère personnel incomplètes soient complétées, y compris en fournissant une déclaration complémentaire.
  • Droit à l’effacement : La personne concernée a le droit d'obtenir du responsable du traitement l'effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel la concernant et le responsable du traitement a l'obligation d'effacer ces données à caractère personnel dans les meilleurs délais.
  • Droit à la limitation du traitement : La personne concernée a le droit d'obtenir du responsable du traitement la limitation du traitement lorsque l'un des éléments suivants s'applique :
    • L'exactitude des données à caractère personnel est contestée par la personne concernée, pendant une durée permettant au responsable du traitement de vérifier l'exactitude des données à caractère personnel ;
    • Le traitement est illicite et la personne concernée s'oppose à leur effacement et exige à la place la limitation de leur utilisation ;
    • Le responsable du traitement n'a plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement mais celles-ci sont encore nécessaires à la personne concernée pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice ;
    • La personne concernée s'est opposée au traitement en vertu de l'article 21, paragraphe 1 du RGPD, pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par le responsable du traitement prévalent sur ceux de la personne concernée.
  • Droit à la portabilité des données : Les personnes concernées ont le droit de recevoir les données à caractère personnel les concernant qu'elles ont fournies à un responsable du traitement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et ont le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans que le responsable du traitement auquel les données à caractère personnel ont été communiquées y fasse obstacle.
  • Droit d’opposition : La personne concernée a le droit de s'opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel la concernant.

Ces droits peuvent s’exercer en ligne en adressant un courriel à l’adresse suivante :

dpo@empreintehumaine.com

Dans ce cas, le bénéficiaire doit indiquer les données à caractère personnel qu’il souhaiterait que la société EMPREINTE HUMAINE corrige, mette à jour ou supprime, et fournir la copie d’une pièce d’identité (carte nationale d’identité ou passeport).

Les bénéficiaires peuvent également déposer une réclamation auprès des autorités de contrôle, et notamment de la CNIL (https://www.cnil.fr/fr/plaintes).

Cookies

Fonctions des cookies

La société EMPREINTE HUMAINE peut utiliser des cookies afin de permettre au Site et à l’Application de fonctionner, en lui permettant par exemple de déterminer l’identifiant en tant que bénéficiaire et en lui indiquant son type de navigateur afin qu’elle puisse lui proposer un contenu correctement configuré.

Gestion, blocage et suppression des cookies

Généralement, les navigateurs Internet contiennent des fonctions de gestion des cookies. Ces fonctions peuvent vous permettre de supprimer des cookies, d'accepter ou de rejeter certaines catégories de cookies. Vous êtes en mesure de gérer d'autres technologies (non-cookie) de suivi via les sites Internet des entreprises qui fournissent ces technologies ou via le système d'exploitation de son appareil mobile/ordinateur.

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Modifications de la présente déclaration de protection des données à caractère personnel

EMPREINTE HUMAINE est susceptible de modifier régulièrement la présente politique de protection de données personnelles.

EMPREINTE HUMAINE notifiera tout changement important de sa politique de protection de données personnelles lors de la prise d’effet dudit changement.